Sul on mõte viia läbi loometalgud oma kodukohas?
Järgnev on lühiülevaade koos abimaterjalidega sulle, et saaksid tervikpildi ning ülevaate protsessi peamistest osadest. Materjal on koostatud manuaali põhimõttel, alustades sissejuhatavatest üldistest teemadest, liikudes konkreetsete tegevussammude ja –juhisteni.
Aastatepikkuse praktika jooksul on loometalguid tehtud nii ühe, kahe kui kolmepäevasena. Käesolev juhend on koostatud kolmepäevase ürituse kohta, ent see on kohandatav ka lühematele formaatidele. Oluline on seejuures läbi mõelda ürituse eesmärk, ideede eelnev “küpsusaste” ning ürituselt oodatav tulemus.
Tutvu ka sotsiaalse häkatoni ehk loometalgute korraldamise ülevaatega koos põhjalikuma analüüsi ja selgitustega: Sotsiaalse häkatoni juhis (pdf)
- Mida on tark teada loometalgute kohta – üldised põhimõtted ja taustainfo
Loometalgud ehk kogukonna häkaton on koosloomise vorm, mille tulemusena tekib ühine vaade kogukonna probleemidele ja nende innovatiivsetele lahendustele. Kogukonna liikmetele on loodud ühine aeg ja ruum 48h jooksul kogukonna kitsaskohtade ja lahenduste kallal töötamiseks. Töö toimub meeskondades, kes on kogunenud ühise probleemi raamistikus. Loometalgudel kohtuvad kodaniku, ametniku, ettevõtja ja eksperdi vaade. Erinevate inimeste lähtekohtade ja kogemuse kaudu sünnivad (uued)tugevamad võrgustikud, laiem kandepind probleemile ja innovatiivsed lahendused.
Loometalguid võib nimetada ka sotsiaalseks häkatoniks, sest algupärane idee pärineb tehnoloogi-, digi- ja IT-maailmast. Nendel tehnoloogia-, disaini- ja tarkvaraarendussprintidel luuakse 48 tunni jooksul uuenduslikke ideid ja rakendusi igapäevaelu paremaks muutmiseks.
Sotsiaalsel häkatonil töötatakse kogukonna teenuste/toodete uudsete lahenduste heaks, silmas pidades kogukonna huvisid ja kasu. Tulemuseks on just selle piirkonna inimeste huvidele vastav teenus/toode, mille loomisse ollakse ise panustatud. Loometalgute peamisi kasusid kohalike inimeste jaoks on uute ja tugevamate võrgustike sidemete tekkimine.
Loometalgutel luuakse koos. Meeskonnatööks on kogunenud erineva taustaga osalejad, kes arendavad ideid ja lahendusi probleemide baasil ning selle käigus õpivad üksteiselt.
Koosloomet iseloomustab teenuse kasutaja aktiivne kaasamine lahenduse loomise protsessi. Tavaline kogukonna liige võib olla initsiaator, teenuse disainija kui ka selle rakendaja. Seega, midagi ei sünni ilma lõppkasutaja selge nägemuse ja panuseta. Koosloome käigus võib esialgne probleem muutuda ja liikuda lahenduste suunas sootuks teisi radu pidi kui algne sõnastus oleks ette võinud näha. Koosloome on elav protsess, mis viib innovatiivse ja täpsustunud lahendusele lähemale lõppkasutajat, tavalist inimest, kaasates.
Innovatsioon on mõiste, mida kasutatakse palju eelkõige ärivaldkonnas ja selle eesmärk on läbi uudsete, vajadustele vastavate teenuste-toodete äritulu ja kasumlikkuse kasvatamine. Sotsiaalsel innovatsioonil on sarnased eesmärgid, kuid seda kodanike ja kogukondade sidususe arendamise võtmes. Sotsiaalse innovatsiooni eesmärk on parandada inimeste heaolu, tõugata tagant suhete tugevnemist kogukonnas ja luua parem tasakaal ühiskonnana koostoimimiseks.
Teisisõnu, sotsiaalse innovatsiooni protsess teostub läbi loometalgute ja koosloome tegevuste just sinu kogukonnas. Osaledes või korraldades loometalguid, annad oma panuse sotsiaalse innovatsiooni protsessi.
Vunki mano kui loometalgute teerajaja
2018. a viidi Võrumaal Vastseliinas läbi esimene Vunki Mano arendusfestival. 48 tunni jooksul arendati erinevaid ideid lahendusteni kasutades häkatoni ja teenuste disainist pärinevaid meetodeid ning ajaraami. Kujunenud on oma Vunki Mano! metoodika. 2018.a. on toimunud neli loometalgu ja idee arendusfestivalidest on laienenud ka teistesse maakondadesse. 2020.a sügisel viidi läbi Tartumaal lühendatud formaadis loometalgud ja tulemas on veel teisigi mujal Eestis.
Kuidas tegutseda – lisaks tegevusplaanile vajad strateegilisi otsuseid.
Enne kui otsustad loometalgud läbi viia, on sinu ees kõige tähtsam küsimus – mis on eesmärk?
Miks peaks just loometalgud olema see viis, mis aitab kohalikke inimesi edasi?
Millised on toetavad tegevused loometalgute ümber, et reaalselt ideid ellu viia?
Millised osapooled on kaasatud, et loometalgude tulemus oleks oodatud ja reaalne tegutsema asumine tegevusplaani järgi oleks võimalik?
Kui suur on avaliku sektori kaasatus (sh. poliitilises plaanis), et teenustele-arendustele saada toetust?
Vähemtähtis ei ole ka kohalike inimeste endi motivatsiooni äratamine – huvi ja isiklik panus, millessegi olulisse, mis enda igapäevaelu muudab on sageli üks peamisi vastuseid küsimusele, miks ma peaks oma ideid jagama ja arendama.
Loometalgute protsess ehk kuidas see kõik kokku saab?
Kuigi loometalgud toimuvad 48 tunni jooksul on talgute ettevalmistusprotsess oluliselt pikem. Järgneva ajajoone peal näete peamisi verstaposte loometalgute läbiviimise protsessis.
- Loometalgute ajajoon
Cool Timeline
Meeskonna moodustamisel arvesta, et vajad tehnilist tuge, kommunikatsiooni ja läbiviimise korraldust tagavaid meeskonnaliikmeid.
Projektimeeskonna koosolekute, projekti vaheetappide ja korralduslike ülesannete ühine kokkuleppimine meeskonna koosolekul.
1.1 Korralduslikud ülesanded
1.1 Korralduslikud ülesanded
Kommunikatsiooni ülesanded – sotsiaalmeedia haldamine, veebisaidi arendamine, ajakirjandusele info ja sõnumite edastamine.
Tehnilised ülesanded ürituse ajal – heli ja visuaalide edastamine, tehniline varustatus ja vajadused.
Ürituse läbiviimisega seotud ülesanded – toitlustamine, ruumide üürimine, korrastamine ja kujundus, vajalike infomaterjalide, bürookaupade korraldamine jms
Metoodilised ülesanded – kuidas luua juhised mentoritele, osalejatele, reeglistikud, stsenaariumid, mida meeskonnad kasutavad – milliseid rolle täites iga osaleja koos töötab.
Üldine koordineerimine ja projektijuhtimine – eelnevate valdkondade kokku viimine ja haldamine (nt lepingute, aruandluse jm ametlike dokumentide kontrollimine).
Vabatahtlike värbamine ja kaasamine ning nende ülesannete ühine kavandamine.
[helpful]
Kohaliku sümboolika, keele ja kogukonnakultuuri sümbolite ja märkide leidmine sõnumi tugevdamiseks ja selle vastu huvi tekitamiseks. Olulistes visuaalsetes-keelelistes sümbolites kokku leppimine.
1.2 Info ja sõnumi edastamine sihtgrupile
1.2 Info ja sõnumi edastamine sihtgrupile
Kommunikeerimisplaani koostamisel on vaja teada, milliseid kanaleid kasutab/eelistab kohalik elanikkond info saamiseks. Piirkonnast ja elanikkonnast sõltuvalt võib see olla kohalik (valla)ajaleht, veebilehekülg, sotsiaalmeedia kanalid, kuulutustetahvel jms Talgutele õigete inimeste kaasamise seisukohalt on tähtis jõuda oma kogukonnas juba aktiivse sihtgrupini.
Samuti võiks kaardistada kohalike elanike toimivaid võrgustikke informeerimise eesmärgil. Nt piirkonnas tegutsevad vabatahtlikud ühendused, kiriku kogukonnad. Mõned sihtgrupid nt erivajadustega inimesed, võivad vajada personaalset suhtlemist.
Et jõuda oodatud sihtgrupini, tuleks ettevõtmise põhisõnum võimalikult selgeks ja täpseks mõelda. See peaks mahtuma ühte lausesse, selle alla peaks koonduma kogu loometalgute läbiviimise idee.
[helpful]
Võimalike toimumiskohtadena sobivad nt koolimajad, kultuurimajad, hotellid, konverentsikohad, turismiasutused. Arvesta, et vajad ühte suurt ruumi koos kogunemiseks (100 in mahutav saal, aula) ja meeskonnatööruume (ürituse suurusest sõltuvalt n) üle kogu toimumiskoha. Eraldi vajad ruumi korraldusmeeskondadele. Ruumid pevad olema ürituse kasutuses kogu 48h vältel.
1.3 toimumiskoht ja nõuded ruumidele
1.3 toimumiskoht ja nõuded ruumidele
Talgute läbiviimiseks sobivad kohad, kus mahub töötama u 100 inimest. Seda ühes suures ruumis kui ka väiksemates alagruppides teemade lõikes. Sageli on kohaliku elu keskusteks koolid, mis sellise võimekusega ruume pakuvad. Sobivad ka ülikoolide, spordikeskuste, kohalike omavalitsuste hooned. Sobivate ilmastikutingimuste korral võib talguid korraldada ka välitingimustes. Ruumid peavad olema ürituse kasutuses kogu 48h vältel.
Lisaks tuleb silmas pidada, et:
- koht peab olema juurdepääsetav kõigile elanikkonna gruppidele ja puudega inimestele
- vajad audiovisuaalseid tehnilisi võimalusi ja 2-3 suurt ekraani
- meeskonnatööks on vaja väiksemaid ruume (nt klassiruumid)
- mentoritele koosolekuteks ja aruteludeks oma ruum
- korraldusmeeskonnale oma ruum
- avatud kohviruum kogu ürituse vältel koos toitlustusega
- ruumid toitlustuseks lõunatel ja õhtusöögil
- garderoob ja parkla
- puhkeala suhtlemise soodustamiseks madratsitega, toolidega, diivanitega jms.
- mõtle ka lastehoiule ja lemmiklooma hoiule – kogu nädalavahetuse kestev üritus võib vajada selliseid teenuseid
[helpful]
Kaardista olulised huvigrupid projektimeeskonnaga.
Registreerumiskeskkonnas kokkuleppimine ja sobiva keskkonna loomine. Selleks võiks sobida Google Forms. Korraldajad peaksid looma ka ürituse eelse registreerimisvormi, millele peaks olema juurdepääs veebisaidilt.
1.4 olulised huvigrupid
1.4 Olulised huvigrupid
Häkatoni tulemuslikkuse seisukohalt on tähtis, et kohal oleksid aktiivselt selle konkreetse teemaga tegeleda soovivad inimesed. Pikemas perspektiivis tuleks mõelda ka otsustajate tasandile, keda oleks hea kaasata juba loomeprotsessi käigus.
Potentsiaalsed osalejad: ametnikud, spetsialistid, teenuste lõppkasutajad ehk need, kellele teenused on mõeldud,kohalikud elanikud, teenuseosutajad, põllumajandustootjad, ettevõtete esindajad jne
Loometalgute osalejate arv võiks jääda 100 inimese ringi, et tagada piisavat mitmekesisust kogemustes ja arvamustes.
[helpful]
Jälgi oluliste sektorite võtemisikute kaasatust. Avalik sektor, KOV, ärisektor, vabatahtlikud MTÜ-d. Pea silmas talgute fookust ja põhiteemasid läbiviimise ja elluviimise perspektiivist – kelle osalemine, toetus on vajalik, kuidas nendega kontakti saada ja kaasata. Sõltuvalt ürituse teemast võib olla vajalik kaasata osalejaid ülikoolidest, investoreid, vabatahtlike organisatsioonide esindajaid, teadlasi jne Sidusrühmade esindajatel võib olla oma roll sobivate teemade esitamisel, mis selle talguformaadi juures võivad olla huvipakkuvad. Keda kaasata, sõltub ürituse eesmärgist ja otsuse tegemine on korraldajate käes.
[helpful]
Cool Timeline
Ideede kogumine läbi veebivormi. Üleskutsete ja info jagamine meedias, sotsiaalmeedias. Ideede esitamise ajaks on u 6 nädalat.
[helpful]
Registreerimine veebivormi kaudu ideede juurde. Vorm hõlmab kontaktandmeid ja eelistatud huvipakkuvaid teemasid.
[helpful]
Žürii liikmeteks valimisel võib kaaluda sidusrühmade liikmeid, kaasata omavalitsuste esindajaid ja järgmist loometalgute läbiviimisega seotud osapooli (sh KOV esindajad).
1.5 Žürii moodustamine
1.5 Žürii moodustamine
Žürii koosseisu tuleks kaasata loometalgute arengu ja kestvuse seisukohalt olulisi võtmeisikuid ja sidusrühmade liikmeid. Žürii liikmeid on senises praktikas olnud seitse ja enam, kellest üks on mentorite esindaja. Liikmete valimisel võiksid arvestada oluliste osapoolte kaasamise ja loometalgute idee tuntumaks tegemise eesmärki. Samuti pöörake žürii liikmete valikul tähelepanu sarnastele väärtustele loometalgute üldiste tõekspidamiste võtmes.
Žürii teeb oma valiku hindamiskriteeriumite alusel nagu koosoloome, idee olulisus piirkonnale, meeskonna võimekus ideed ellu viia, vm kokku lepitud ja selle loometalgu teemas oluline kriteerium.
[helpful]
Korraldajad otsustavad kui palju mentoreid vajatakse osalejate arvust ja teemaga seotud kompetentsist sõltuvalt. Mentorid vajavad täiendavat instrueerimist seoses oma rolli, kohustuste ja üritusega. Töö mentoritega planeeritakse läbi loometalgute (ettevalmistus)protsessi.
Mentori roll ja ülesanded
Mentori roll ja ülesanded
Mentoril on keskne roll loometalgute läbiviimisel ja tulemuslikul õnnestumisel. Seepärast on tähtis valida mentoriteks koosloome seisukohalt sarnaste väärtustega asjatundjaid. Mentoreid on senistel loometalgutel olnud veidi vähem kui ideid – 10 ideed ja 8 mentorit. Üldisem rusikareegel võiks olla, et ühe meeskonna kohta tegutseb üks mentor, kuid ükski mentor ei ole nö “meeskonna oma”, vaid ta tegutseb erinevate meeskondade juures. Sageli on mentoritel 2-3 lemmikteemat, mis aitavad neil motiveeritult meeskondi toetada, kuid mentor ei peaks meeskonnaga liiga lähedaseks saama. Toimivaks meeskonna suuruseks on senise kogemuste põhjal 5 inimest. Mentorite esindaja osaleb žürii töös.
Kuna mentori roll on määrava tähtsusega, peaks korraldajate hulgas leiduma inimene, kes hoiab mentoritega sidet läbi kogu loometalgute protsessi, eeltööd kaasa arvates. Vajalik võib olla eelkohtumine mentoritega metoodika tutvustamiseks ja koostöö käivitamiseks. Kogu loometalgute protsessi käigus hoitakse mentoritega sidet ja ühist infovälja. Selleks on loodud meeskondade toetamise ja üleandmise kava, et vältida meeskonna järgmise mentori poolset info kordamist jm segadusttekitavat.
Mentor:
- on loometalgude „nägu“, personaalse kontakti looja meeskonnaga, utsitaja, innustaja, toetaja
- on neutraalne (meeskonnatöö kogemusega) meeskonnaliige, kes aitab lahendusi ja plaane realistlikuks muuta ning õigel suunal püsida. Mentoriks võib olla mh sidusrühmadest kaasatud loometalgutel osaleja
- tunneb loometalgute metoodikat ja usub sellesse eesmärgist lõpptulemuseni
- käivitab meeskonnatöö, soodustades omavahelist suhtlemist ja tutvumist
- aitab meeskondadel aru saada töölehtede sisust ja eesmärgist, jälgib kõigi oluliste küsimuste käsitlemist töölehtedel
- tunneb grupidünaamikat ja oskab valida võtteid selleks, et juhtida grupi arengut eesmärgi suunas
- aitab vormistada arutelusid, jälgib, et meeskond liiguks õiges suunas, teeb meeskonna jaoks kokkuvõtteid käimasolevast etapist
- veendub, et kõik vaatenurgad on laual ja kõik hääled on kuuldud
- juhib arutelu loogilise struktuuri ja ajaskaala abil soovitud lõpptulemuseni
- vajadusel vaidlustab probleemiasetuse ja/või hoiab selle piire.
- esitab meeskonnale ebamugavaid, kuid olulisi küsimusi
- osaleb mentorite nõupidamisel, et saada aimu teiste meeskondade edasijõudmisest
[helpful]
Cool Timeline
Mis on eelkohtumine ja mis on selle mõte?
Enne loometalguid vajatakse tõenäoliselt ühte-kahte eelkohtumist. Need kestavad enamasti mõni tund ja on oluliseks kaasamise võtteks nende osalejate jaoks, kes varem pole loometalgutelt olnud. Eelkohtumine on ka hea võimalus kaasata otsustajaid, olulisi sihtgruppe, partnereid ning tekitada meediakajastus saabuvale loometalgutele.
Eelkohtumise eesmärk:
- talgute metoodika ja reeglite tutvustamine
- tagasiside ja ideede kogumine partneritelt ja osalejatelt kaasamiseks
- ideede kaardistamine
- osalejate tahte ja motivatsiooni suurendamine
- erinevate sidusrühmade kohtumine ja võimalike puuduvate sidusrühmade kaardistamine
- koosloome ja meeskonnatöö harjutamine väikeste mängude ja harjutustega
- meediamaterjalide (fotod, videod) loomine sotsiaalmeedia ja ürituste reklaami jaoks
- ajakirjanike, kohalike arvamusliidrite kutsumine kavandatud ürituse nähtavust ja mainet suurendama.
Ideaalis korraldatakse eelüritusi kuni 3 kuu jooksul enne tegelikke loometalguid. Liiga vara korraldatud eelüritus võib kaotada osalejate entusiasmi, liiga hilja korraldatud ürituse järgselt pole piisavalt aega plaanide kohandamiseks.
[helpful]
Cool Timeline
Mis toimub loometalgute ajal?
Loometalgud vajavad üsna kompaktset ajakava selleks, et protsess oleks osalejatele huvitav ja kaasahaarav. Üks võimalik viis on kasutada näidisprogrammi, mille soovitame kohandada see oma vajadustele vastavaks. Näidise leiad siit.
- Talgute ajakava ja programmi tutvustus, rollide tutvustus, korraldajate tutvustus
- Vaba ja sundimatu õhkkonna loomine
- Kokkulepped tööks
- Mis toimub esimesel päeval – päevkava ja checkpointid
- Ideede esitlemine, kas nii korrektne?
- Ideede ajurünnak kõigi osalejate poolt
- Meeskondade kogunemine (4-8 in) töö oma ruumis
- Töö meeskondades ja meeskonna käivitamine
- Persona loomine ja probleemi sõnastamine, mentoritega jagamine
- Võrgustumist meeskondade arengut toetavad tegevused
Kokkulepped tööks
Loometalgute koostöökokkulepete näidis
- Vali roll ja püsi selles!
- Niikuinii tuleb emotsioon, aga ole ikka sõbralik.
- Usalda metoodikat!
- Pea ajakavast ja juhistest kinni.
- Toetaja tahab meeskondadele abiks olla.
- Ole avatud isegi siis kui arvad, et tead, kuidas asjad on/peaks olema.
- Koosloome on see, kus arvamuste mitmekesisus on hindamatu ressurss!
- Võta kohapeal pakutavast maksimum – siin on aeg, koht ja inimesed sulle olulise teema arendamiseks!
- Jaga mõtteid, ettepanekuid korraldajatega! Seisa oma vajaduste eest!
- Jaga oma emotsioone ja mõtteid #vunkimano
- Kokkulepped suitsetamise, parkimise kohta.
- Sissejuhatus päeva, ajakava tutvustus
- Lahenduste teostatavuse-mõju analüüs (materjalile link)
- Töö ruumides
- 1. Checkpoint
- Töö ruumides
- Lahenduse elluviimise samm-sammulise tegevuskava tutvustus (materjalile link)
- 2. Checkpoint koos kirjaliku esitluse nõuetega
- Pidu
Checkpoint
Check points – kontrollpunktid – vahekokkuvõtted
Kontrollpunktide eesmärk loometalgutel on veenduda, et liigutakse õiges suunas ja tehakse edusamme, seda nii osalejate kui mentorite vaatenurgast. Meeskondadele on kontrollpunkt võimaluseks oma teema väljakutsuvaid kohti laiema meeskonnaga arutada. Punktid peaksid olema jaotatud piisavate ajaliste kauguste taha talgute tervikprotsessi arvestades. Tavapärane praktika loometalgute on olnud, et esimesse päeva mahub mentoritepoolne vahekokkuvõte päeva lõpus. Teisel päeval toimub kuni kaks kontrollpunkti tulemuste esitlemiseks ja teiste meeskonnaliikmete peegelduste saamiseks. Loometalgute tava kohaselt osalevad kontrollpunktides kõik meeskonnatöös osalejad, et meeskonnad saaksid kogemusi jagada ja üksteiselt õppida. Vahekokkuvõtete tegemine loometalgute ajal täidab mh meeskondade võimestamise, mõistmise suurendamise ja motivatsiooni tõstmise eesmärki. Nii võib olla võimalik, et arutelu käigus selgub meeskondadevaheline ühisosa, milleni varasem probleemi asetus mingilgi moel ei viidanud.
- Päeva tutvustus
- Esitluste harjutamine
- Lahenduste esitlemine
- Publiku lemmiku valimine
- Kokkuvõte
- Auhindade üleandmine
Soovituslik järelkohtumine e järel checkpoint
1-2 kuud pärast loometalguid võiks ideede esitajad, meeskonnaliikmed ja korraldajad koguneda järelkohtumisele. Kohtumise eesmärgiks on meeskondade kogemuse jagamine tegevussammude elluviimisel pärast loometalguid. Kohtumisel innustatakse edasi tegutsema läbi edu-ja kogemuslugude. Jagatakse ka teistmoodi võtteid või võimalusi, mida meeskonnad on kasutatud oma idee teostamiseks. Korraldajatele on see koht, kus saab koguda materjali loometalgute idee tutvustamiseks tulevikus nt videolugudena.
[helpful ]